SEKRETARIAT MAJELIS ADAT ACEH

KOTA LHOKSEUMAWE

Sub Bagian 1

Susunan Organisasi dan kedudukan

 

(1)  Susunan Organisasi Sekretariat MAA, terdiri dari:

1. Kepala Sekretariat;
2. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
3. Sub Bagian Keuangan dan Program;
4. Sub Bagian Pendataan dan Dokumentasi; dan
5. Kelompok Jabatan Fungsional.

(2)  Kepala Sekretariat MAA berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab secara fungsional kepada Pimpinan MAA dan secara administratif kepada Walikota melalui SEKDA.

(3)  Sub bagian di lingkungan Sekretariat MAA dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Sekretariat.

 

 

Sub Bagian 2

Tugas Pokok, Rincian Tugas dan Fungsi

Paragraf 1

Sekretariat MAA

     Sekretariat MAA adalah unsur pendukung tugas Walikota dalam memberikan pelayanan administratif kepada lembaga MAA.

 

(1)  Sekretariat MAA mempunyai tugas membantu Walikota dalam penyelenggaraan administrasi kesekretariatan, administrasi keuangan, pelaksanaan tugas serta pelayanan teknis dan administratif kepada lembaga MAA.

 

(2)  Rincian tugas Sekretariat MAA adalah sebagai berikut :

1. Menyusun rencana kerja berdasarkan peraturan perundang-undangan untuk pedoman pelaksanaan tugas;
2. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang masing-masing agar pelaksanaannya dapat berjalan lancar;
3. Memberi petunjuk kepada bawahan berdasarkan pembagian tugas agar memahami tugasnya;
4. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan bawahan dan mengevaluasi hasilnya secara langsung atau melalui laporan untuk mengetahui kelancaran serta hambatan yang terjadi;
5. Membina dan memotivasi bawahan secara berkala dalam upaya peningkatan produktivitas kerja dan pengembangan karier;
6. Memfasilitasi kegiatan penyiapan program kerja MAA berdasarkan tugas pokok dan fungsi kelembagaannya untuk mendukung kelancaran tugas-tugas MAA;
7. Mengawasi pengawasan pendistribusian surat masuk dan surat keluar sesuai permasalahannya demi berjalannya tertib administrasi;
8. Mengendalikan kegiatan pengadaan barang inventaris, barang habis pakai dan pemeliharaan peralatan dan perlengkapan kantor sesuai ketentuan dan kebutuhan dalam rangka terwujudnya administrasi pengelolaan barang milik daerah/negara;
9. Mengendalikan kegiatan pemberian Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Pemberitahuan Perjalanan Dinas (SPPD) di lingkungan Sekretariat MAA sesuai kebutuhan dalam rangka peningkatan kapasitas perkantoran;
10. Mengawasi kegiatan penyusunan DUK dan Bazeting formasi pegawai menurut klasifikasi dalam rangka mengetahui jumlah pegawai dan kepangkatannya;
11. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan penyusunan program kerja tahunan, jangka menengah dan jangka panjang berdasarkan masukan unit kerja agar pelaksanaan kegiatan lebih terarah, terencana dan terukur;
12. Mengkoordinir kegiatan penyusunan laporan pertanggung jawaban, realisasi fisik dan keuangan berdasarkan hasil evaluasi untuk mengetahui kesesuaian program kegiatan;
13. Mengkoordinir kegiatan pemeliharaan dokumentasi dan inventarisasi kreasi dibidang adat istiadat dan hukum adat untuk memperluas khasanah budaya;
14. Melaksanakan pembinaan, pengawasan dan pemantauan sesuai dengan jadwal untuk mengetahui hambatan yang terjadi dan mencari alternatif pemecahannya;
15. Melakukan koordinasi dengan instansi dan atau lembaga terkait sesuai bidang tugasnya dalam rangka sinkronisasi pelaksanaan kegiatan;
16. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai bahan untuk penyusunan program selanjutnya;
17. Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan MAA serta Walikota sesuai dengan tugas dan fungsi.    

 

 

 

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Sekretariat MAA mempunyai fungsi:

1. Penyusunan program Sekretariat MAA;
2. Fasilitasi penyiapan program MAA;
3. Fasilitasi dan pemberian pelayanan teknis MAA;
4. Pengelolaan administrasi keuangan, kepegawaian, perlengkapan, rumah tangga dan ketatausahaan di lingkungan MAA;
5. Penyiapan penyelenggaraan rapat-rapat yang diselenggarakan oleh MAA;
6. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi dan/atau lembaga terkait lainnya dalam rangka mendukung tugas pokok dan fungsi Sekretariat MAA; dan
7. Pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan MAA serta Walikota melalui Sekda.

 

 

 

 

 

Paragraf 2

Sub Bagian Umum

 

 

(1)  Sub Bagian Umum mempunyai tugas memimpin sub bagian umum dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan teknis dan administrasi sesuai peraturan perundang-undangan untuk mendukung kelancaran tugas pokok Sekretariat MAA.

(2)  Rincian tugas Sub Bagian Umum adalah sebagai berikut:

1. Membuat rencana kerja berdasarkan peraturan perundang-undangan untuk pedoman pelaksanaan kegiatan;
2. Membagi tugas kepada bawahan sesuai tugas dan fungsi masing-masing agar pelaksanaannya dapat berjalan lancar;
3. Memberi petunjuk kepada bawahan berdasarkan pembagian tugas agar memahami tugasnya;
4. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan bawahan dan mengevaluasi hasilnya secara langsung atau melalui laporan untuk mengetahui kelancaran serta hambatan yang terjadi;
5. Memotivasi bawahan dengan memberikan perhatian-perhatian dan penghargaan untuk peningkatan produktifitas kerja dan pengembangan karier;
6. Menyusun rencana dan program kerja Sub Bagian Umum untuk pedoman pelaksanaan kegiatan;
7. Mengkoordinasikan kegiatan melalui pelaksanaan keprotokoler, hubungan masyarakat, penyiapan rapat-rapat di lingkup Sekretariat MAA agar tercapainya pelaksanaan tugas secara optimal;
8. Mengatur kegiatan pelaksanaan urusan rumah tangga, ketertiban, keamanan dan kebersihan, administrasi kepegawaian, pemeliharaan dan perawatan kendaraan sekretariat, peralatan dan perlengkapan kantor dan aset lainnya sesuai ketentuan dan kebutuhan dalam rangka kelancaran administrasi;
9. Mengkoordinasikan kegiatan pelaksanaan melalui pengurusan pengadaan, penyimpanan, dan inventarisasi barang-barang inventaris agar pelaksanaan kegiatan tercapai sasaran;
10. Mengatur kegiatan pengusulan pegawai yang akan pensiun serta pemberian penghargaan di lingkup Sekretariat MAA Kota Lhokseumawe sesuai aturan dalam rangka penghargaan atas dedikasinya kepada Pemerintah Kota Lhokseumawe;
11. Mengatur pengumpulan bahan penyusunan pemberian Surat Perintah Tugas (SPT) dan Surat Pemberitahuan Perjalanan Dinas (SPPD) sesuai arahan atasan agar tugas berjalan lancar;
12. Mengkoordinasikan kegiatan pengumpulan bahan pembinaan pemantauan kehadiran pegawai melalui evaluasi daftar hadir secara berkala dalam rangka penegakan disiplin PNS dilingkup Sekretariat MAA dalam rangka ketertiban PNS;
13. Mengatur kegiatan pengumpulan bahan pembinaan penyusunan dan pengusulan KARPEG, KARIS, KARSU, TASPEN dan Kartu Askes sesuai klasifikasinya untuk tertib administrasi;
14. Mengatur kegiatan pelaksanaan penyiapan bahan kenaikan pangkat, sasaran kerja pegawai, daftar urut kepangkatan, sumpah/janji pegawai, gaji berkala, DP3, cuti, diklat, mutasi pegawai serta menyusun berkas/bundel kepegawaian menurut petunjuk indek surat/permasalahan dan peningkatan kesejahteraan pegawai dalam rangka tertib administrasi kepegawaian;
15. Melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 

 

Paragraf 3

Sub Bagian Keuangan dan Program

 

(1)  Sub Bagian Keuangan dan Program mempunyai tugas memimpin Sub Bagian Keuangan dan Program dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan teknis dan administrasi keuangan sesuai Peraturan Perundang-undangan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas pokok Sekretariat MAA.

 

(2)  Rincian tugas Sub Bagian Keuangan dan Program adalah sebagai berikut:

1. Menyusun rencana kerja berdasarkan peraturan perundang-undangan untuk pedoman pelaksanaan tugas;
2. Membagi tugas kepada bawahannya sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing agar pelaksanaannya dapat berjalan lancar;
3. Memberi petunjuk kepada bawahan berdasarkan pembagian tugas agar memahami tugasnya;
4. Mengawasi pelaksanaan pekerjaanbawahan dan mengevaluasi hasilnya secara langsung atau melalui laporan untuk mengetahui kelancaran serta hambatan yang terjadi;
5. Memotivasi bawahan dengan memberikan perhatian dan penghargaan untuk peningkatan produktifitas kerja dan pengembangan karier;
6. Mengkoordinir kegiatan pengelolaan administrasi keuangan serta penyusunan renstra dan renja sesuai ketentuan dan kebutuhan untuk kelancaran kegiatan sekretariat;
7. Mengkoordinir penyusunan program kerja tahunan, jangka menengah dan jangka panjang sesuai ketentuan dan kebutuhan dalam rangka pencapaian sasaran yang telah ditetapkan;

h. Mengelola pelaksanaan kegiatan verifikasi sesuai dengan dokumen anggaran dan ketentuan peraturan perundang-undangan untuk menghindari terjadinya penyimpangan;

1. Memantau pencairan dana melalui beban pengisian kas maupun beban tetap dalam rangka tertibnya pengelolaan administrasi keuangan;
2. Mengkoordinir pelaksanaan penyusunan program dan evaluasi berdasarkan masukan unit kerja untuk mendukung kelancaran tugas Sekretariat MAA;
3. Melakukan koordinasi dengan instansi dan/atau lembaga terkait lainnya sesuai bidang tugas dalam rangka sinkronisasi pelaksanaan kegiatan;
4. Melakukan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas pokoknya;
5. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai bahan untuk penyusunan program selanjutnya.

 

 

 

 

 

Paragraf 4

Sub Bagian Pendataan dan Dokumentasi

 

(1)  Sub Bagian Pendataan dan Dokumentasi mempunyai tugas memimpin Sub Bagian Pendataan dan Dokumentasi dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan teknis dan administratif sesuai Peraturan Perundang-undangan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas pokok Sekretariat MAA.

 

(2)  Rincian tugas Sub Bagian Pendataan dan Dokumentasi adalah sebagai berikut;

1. Menyusun rencana kerja berdasarkan peraturan perundang-undangan untuk pedoman pelaksanaan tugas;
2. Membagi tugas kepada bawahan sesuai bidang masing-masing agar pelaksanaannya dapat berjalan lancar;
3. Memberi petunjuk kepada bawahan berdasarkan pembagian tugas agar memahami tugasnya;
4. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan bawahan dan mengevaluasi hasilnya secara langsung atau melalui laporan untuk mengetahui kelancaran serta hambatan yang terjadi;
5. Membina dan memotivasi bawahan secara berkala dalam upaya peningkatan produktivitas kerja dan pengembangan karier;

f.Menyiapkan bahan penyusunan pidato/sambutan kepala Sekretariat MAA sesuai ketentuan dan kebutuhan agar pelaksanaan kegiatan berjalan lancar;

1. Mengatur kegiatan pemeliharaan dokumentasi di bidang adat istiadat dan hukum adat untuk memudahkan penemuan kembali sewaktu-waktu diperlukan;
2. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan pelayanan informasi di bidang adat istiadat dan hukum adat dalam rangka peningkatan pemahaman masyarakat;

i.Melaksanakan kegiatan kearsipan meliputi pendataan, pengumpulan dan pengolahan data terhadap kegiatan yang akan dan telah dilaksanakan demi terkoordinirnya naskah kedinasan;

j.Mengatur kegiatan pemeliharaan inventarisasi kreasi meliputi adat dan benda-benda pusaka untuk memperluas khasanah adat dan budaya;

1. Melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi secara berkala untuk mengetahui hambatan yang terjadi dan mencari alternatif pemecahannya;

l.Melakukan koordinasi dengan instansi dan atau lembaga terkait sesuai bidang tugasnya dalam rangka sinkronisasi pelaksanaan kegiatan;

1. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai bahan untuk penyusunan program selanjutnya;
2. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya sesuai instruksi atasan agar tugas terbagi habis.